Saavutettava intranet WordPressillä Äänekosken kaupungille

Moni kunta törmää ennen pitkää samaan tilanteeseen: vanha intranet ei enää palvele henkilöstöä, mutta suuret järjestelmäkokonaisuudet tuntuvat ylimitoitetuilta ja kalliilta. Äänekosken kaupungille löysimme ratkaisun, joka oli samaan aikaan kustannustehokas, helppo ylläpitää ja miellyttävä käyttää. Rakensimme modernin WordPress-intranetin, jossa karsittiin turha pois ja keskityttiin siihen, mikä oikeasti palvelee arjen työtä.

Lähtötilanne

Äänekosken kaupungilla oli käytössään Joomla-alustalle rakennettu intranet, joka oli vuosien saatossa jäänyt jälkeen sekä käytettävyydessä että sisällön hallinnan sujuvuudessa. Kun intranet ei enää tukenut arjen tiedottamista ja materiaalien jakamista halutulla tavalla, vaihtoehdoksi nousi Microsoft SharePoint.

SharePointin kokonaisuus olisi kuitenkin ollut kaupungin tavoitteisiin nähden liian kallis. Tämän vuoksi he pyysivät meiltä tarjouksen oman intranetin rakentamisesta niin, että ratkaisu olisi kustannustehokas, helppo ylläpitää ja päivittää, selkeä koko henkilöstölle sekä toteutettavissa kaupungin omaan sisäiseen palvelinympäristöön.

Tavoitteet

Projektissa sovittiin selkeät päätavoitteet: korvata vanha Joomla-intra modernilla ratkaisulla, tehdä sisällön julkaisemisesta mahdollisimman helppoa, rakentaa selkeä rakenne jossa tieto löytyy nopeasti, huomioida saavutettavuus käytännönläheisesti sekä toteuttaa esihenkilöille oma salasanalla suojattu osio.

Intranetin rakenne

Uusi intranet rakennettiin palvelemaan arjen tarpeita selkeällä kokonaisuudella: etusivu, ajankohtaista, meillä töissä, tietoa kaupungista, materiaalipankki ja esihenkilöille tarkoitettu salasanalla suojattu osio.

Navigaatio eli valikko toteutettiin siten, että se auttaa käyttäjiä hahmottamaan sivuston sisällöt yhdellä silmäyksellä. Tällöin henkilöstö löytää nopeasti esimerkiksi ohjeistukset, materiaalit ja ajankohtaiset tiedotteet. Tämä on erityisen tärkeää intranetissä, jossa sisältöä kertyy ajan myötä paljon ja tiedon pitää löytyä nopeasti ilman turhaa klikkailua.

Tekninen toteutus

Toteutimme intranetin modernilla ja kevyellä WordPress-ratkaisulla. Projektissa keskeinen periaate oli yksinkertaisuus: poistimme kaiken, mikä ei palvele kaupungin henkilöstön arjen käyttöä tai sisällöntuottajien työtä. Teknisiä valintoja ohjasi erityisesti tämä tavoite: sisällön ylläpidon pitää onnistua ilman turhaa säätämistä.

Ihmiset-taksonomia julkaisuihin

Rakensimme intranetiin erillisen ”Ihmiset”-taksonomian, johon lisättiin kaupungin henkilöstöä, jotka voivat antaa lisätietoja julkaisuista. Kun intranetiin kirjoitetaan uusi uutinen tai tiedote, sisällöntuottaja voi valita helposti alasvetovalikosta 1–3 lisätietojen antajaa. Julkaisun alaosaan muodostuu automaattisesti ”Lisätietoja antaa” -osio, jossa näkyvät valittujen henkilöiden tiedot. Ratkaisu helpottaa merkittävästi sisällöntuotantoa ja varmistaa, että henkilöstö tietää aina keneltä kysyä lisätietoja tiedotteeseen liittyen.

Automaattisesti päivittyvä suosituimmat sivut -osio

Sivuston alapalkkiin toteutettiin automaattisesti päivittyvä ”Suosituimmat sivut” -osio. Se näyttää intranetin eniten luetut sivut ilman, että ylläpitäjän tarvitsee päivittää listaa käsin. Tämä auttaa henkilöstöä löytämään nopeasti usein tarvittavat ohjeet ja sisällöt.

Automaattiset ajankohtaisten uutisten listaukset

Intranetin ajankohtaista-sisältö toteutettiin WordPressin julkaisujärjestelmää hyödyntäen. Kun uusi tiedote tai uutinen julkaistaan, se nousee automaattisesti ajankohtaisten listaukseen ilman erillistä käsityötä.

Toteutimme tähän myös asiakkaan toivoman teknisen muutoksen: listauksissa huomioidaan sekä viimeisin julkaisuajankohta että viimeisin muokkausaika. Tämä tarkoittaa, että jos olemassa olevaa tiedotetta päivitetään myöhemmin esimerkiksi uusilla ohjeilla tai lisätiedoilla, se nousee automaattisesti takaisin listauksen kärkeen.

Ratkaisu helpottaa organisaation sisäistä viestintää, koska sisällöntuottajien ei tarvitse luoda uutta tiedotetta pelkästään siksi, että päivitetty tieto näkyisi intranetissä paremmin. Uusin tai viimeksi päivitetty tieto näkyy aina automaattisesti etusivulla ja ajankohtaista-osiossa.

Näin intranet toimii aidosti elävänä viestintäkanavana, jossa tärkeät tiedotteet pysyvät henkilöstön näkyvissä myös silloin, kun niitä päivitetään jälkikäteen.

Nopea ennakoiva hakutoiminto

Intranetiin toteutettiin ennakoiva hakutoiminto, joka auttaa henkilöstöä löytämään tiedot nopeasti. Haku toimii AJAX-pohjaisena live-hakuna, joten tulokset haetaan taustalla ilman sivun uudelleenlatausta eikä käyttäjän tarvitse siirtyä erilliselle hakutulossivulle.

Hakutuloksia aletaan näyttää jo kolmen merkin kirjoittamisen jälkeen, ja tulokset päivittyvät reaaliaikaisesti kirjoittamisen edetessä. Tulokset näkyvät alasvetolistana hakukentän alla, ja klikkaamalla tulosta käyttäjä siirtyy suoraan kyseiselle sivulle.

Ratkaisu nopeuttaa intranetin käyttöä huomattavasti, koska henkilöstö löytää usein tarvitsemansa sivun jo muutamalla kirjaimella. Tämä on erityisen hyödyllistä kiireisen työpäivän keskellä, kun tietoa tarvitaan nopeasti.

Materiaalipankki dokumenttien jakamiseen

Intranetiin toteutettiin materiaalipankki, johon voidaan tallentaa organisaation ohjeita, dokumentteja ja muita henkilöstölle tarkoitettuja tiedostoja. Materiaalipankin tavoitteena oli korvata hajallaan olevat dokumentit yhdellä selkeällä paikalla, josta henkilöstö löytää tarvitsemansa tiedostot nopeasti. Dokumentit voidaan lisätä ja päivittää helposti WordPressin hallintapaneelin kautta ilman teknistä osaamista, jolloin ohjeistukset ja materiaalit pysyvät paremmin ajan tasalla ja kaikkien saatavilla.

Helppo sisällöntuotanto WordPressin editorilla

Koska intranetin sisältöä päivittävät usein useat eri henkilöt, toteutuksessa painotettiin erityisesti helppoa sisällöntuotantoa. Sivuston sisältöä hallitaan WordPressin perinteisellä Classic-editorilla, joka toimii pitkälti kuten tekstinkäsittelyohjelma. Uuden tiedotteen tai sivun luominen onnistuu ilman teknistä osaamista, ja esimerkiksi kuvat, linkit ja dokumentit voidaan lisätä sisältöön muutamalla klikkauksella. Kun sisältöä on helppo päivittää, intranet pysyy aktiivisena ja hyödyllisenä työkaluna koko organisaatiolle.

Salasanalla suojattu esihenkilöosio

Intranetiin toteutettiin esihenkilöille tarkoitettu rajattu sisältöalue, joka on suojattu salasanalla. Näin esimerkiksi johtamiseen liittyvät ohjeet ja materiaalit voidaan pitää rajatun käyttäjäryhmän saatavilla.

Toteutus kaupungin omalle palvelimelle

Intranet asennettiin kaupungin omaan sisäiseen palvelinympäristöön, eikä sivusto ole julkisesti nähtävissä internetissä. Tämä mahdollistaa turvallisen sisäisen viestinnän ja dokumenttien jakamisen organisaation sisällä. Koska ympäristö on sisäinen eikä julkinen, sivustolle ei ole erillistä huolenpitosopimusta. Ennen sivuston julkaisua pidimme kaupungin henkilöstölle WordPress-käyttökoulutuksen etäyhteydellä, josta asiakkaalle jäi tallenne myöhempää käyttöä varten. Olemme myös opastaneet sivuston ylläpitäjiä sivuston julkaisun jälkeen, jotta sisällön ylläpito sujuu mahdollisimman helposti.

Saavutettavuus käytännössä

Tässä projektissa saavutettavuus tarkoitti ennen kaikkea käytettävyyttä ja selkeyttä koko henkilöstölle. Käytännön toteutuksessa painotimme selkeitä sivuotsikoita ja loogista rakennetta, helposti löydettävää ajankohtaista-tiedotusta, materiaalipankkia jossa dokumentit ja ohjeet pysyvät järjestyksessä. Oli tietysti myös tärkeää asettaa riittävät kontrastit ja varmistaa siten luettavuus käyttötilanteissa, joissa intranetia selaillaan nopeasti työpäivän lomassa. Tavoite oli, että intranet toimii arjen työkaluna ilman, että käyttäjän tarvitsee opetella järjestelmää.

Miksi WordPress-intranet voi olla hyvä vaihtoehto SharePointille

Monet organisaatiot pohtivat intranet-ratkaisuksi Microsoft SharePointia, koska se on tunnettu ja laajasti käytetty järjestelmä. SharePoint on kuitenkin usein varsin raskas ja kustannuksiltaan merkittävä kokonaisuus, erityisesti silloin kun tarvitaan vain selkeä sisäinen viestintä- ja materiaalijärjestelmä.

WordPressillä toteutettu intranet voi olla monessa tilanteessa huomattavasti yksinkertaisempi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto. WordPress-intranetin etuja ovat esimerkiksi huomattavasti pienemmät käyttö- ja lisenssikustannukset, helppo sisällöntuotanto, mahdollisuus räätälöidä toiminnallisuudet organisaation tarpeisiin, kevyt ja nopeasti toimiva käyttöliittymä sekä se, että toteutus voidaan asentaa organisaation omalle palvelimelle. Ja mikä parasta WordPressillä tehdystä Intranet-sivustosta ei tarvitse maksaa kuukausimaksuja!

Äänekosken kaupungin intranet-projekti osoittaa, että hyvin suunniteltu WordPress-ratkaisu voi palvella organisaation sisäistä viestintää ja materiaalien jakamista erinomaisesti ilman raskasta järjestelmäkokonaisuutta. Kun järjestelmä rakennetaan alusta alkaen juuri organisaation tarpeisiin, lopputuloksena on usein yksinkertaisempi ja käytännössä toimivampi intranet.

Tulokset ja vaikutukset

Uuden intranetin myötä Äänekosken kaupunki sai toimivamman ja visuaalisesti miellyttävämmän intran, selkeämmän sisällönhallinnan ja nopeamman julkaisemisen. Sellaisen intran, joka palvelee paremmin koko henkilöstöä, kustannustehokkaan vaihtoehdon SharePointille sekä esihenkilöille oman rajatun sisältöalueen.

Asiakkaan palaute

”Sitrusmedia toteutti intranet-projektimme asiantuntevasti, kustannustehokkaasti ja toiveidemme ja tarpeidemme mukaan. Yhteydenpito Miikan ja Henryn kanssa on välitöntä ja helppoa. Löysimme juuri meille sopivat ja räätälöidyt ratkaisut yhdessä nopeasti, koska heillä oli osaamista, kokemusta ja hyviä ehdotuksia. Saimme kaupungille uuden toimivamman ja visuaalisesti mukavamman intran, joka palvelee paremmin koko henkilöstöämme. Yhdessä tekeminen sujui sutjakkaasti ja voimme lämpimästi suositella yhteistyötä Sitrusmedian kanssa.”

Viestintäpäällikkö Suvi Kallioinen, Äänekosken kaupunki

Yhteenveto

Äänekosken kaupungin intranet-projekti on hyvä esimerkki siitä, miten organisaation sisäinen viestintäalusta voidaan uudistaa järkevästi ilman raskaita ja kalliita järjestelmäkokonaisuuksia. Kun tavoitteet pidetään selkeinä ja toteutus rakennetaan kevyeksi, syntyy intranet, joka toimii oikeasti arjessa: tieto löytyy, sisältöä on helppo päivittää ja koko henkilöstö hyötyy.

Jos organisaatiosi intranet on vanhentunut tai sisällön ylläpito tuntuu hankalalta, autamme mielellämme suunnittelemaan ja toteuttamaan toimivan ja kustannustehokkaan ratkaisun. Ole meihin yhteydessä ja kerro tilanteestasi, niin katsotaan yhdessä mikä ratkaisu sopii juuri teille parhaiten.