Sähköpostiautomaatiot yritykselle: 8 automaatiota, jotka kannattaa ottaa käyttöön

Sähköpostiautomaatio on etukäteen rakennettu viesti tai viestisarja, joka lähtee vastaanottajalle itsestään tietyn tapahtuman perusteella. Tapahtuma voi olla uutiskirjeen tilaus, ostos verkkokaupassa, kesken jäänyt ostoskori tai se, että tilaaja ei ole avannut viestejä puoleen vuoteen. Automaatio kirjoitetaan kerran, ja sen jälkeen se toimii taustalla ilman että kukaan painaa lähetä-painiketta.

Ero tavalliseen uutiskirjeeseen on ajoitus. Uutiskirje lähtee kaikille samaan aikaan, sähköpostiautomaatio lähtee yhdelle ihmiselle silloin, kun hän on juuri tehnyt jotain. Ajoitus on sähköpostimarkkinoinnissa yksi harvoista asioista, joita voi parantaa ilman että sisältöä tarvitsee tuottaa lisää. Siksi automaatiot tuottavat lähes poikkeuksetta paremmat avaus- ja klikkausprosentit kuin massalähetykset.

Tässä artikkelissa käydään läpi kahdeksan sähköpostiautomaatiota, jotka toimivat sekä verkkokaupassa että palveluita myyvässä yrityksessä. Jos sähköpostimarkkinointi on yrityksessäsi vielä kokonaan aloittamatta, lue ensin perusteet artikkelista sähköpostimarkkinointi yritykselle.

Mistä sähköpostiautomaatio koostuu?

Jokainen tämän artikkelin sähköpostiautomaatio rakentuu kolmesta osasta. Kun nämä kolme on määritelty, automaation voi rakentaa mihin tahansa työkaluun, joka tukee automaatioita.

1. Laukaisin. Tapahtuma, joka käynnistää automaation. Esimerkiksi lomakkeen lähetys, ostos tai päivämäärä.
2. Ehdot ja odotusajat. Kuinka kauan viestin lähetystä odotetaan ja kenelle sitä ei lähetetä. Esimerkiksi ostoskorimuistutusta ei lähetetä, jos asiakas on jo maksanut tilauksen.
3. Viesti tai viestisarja. Yksi viesti riittää usein alkuun. Sarjassa viestit jaetaan niin, että jokaisella on oma tehtävänsä.

Sähköpostiautomaatiot vaativat työkalun, joka osaa käynnistää viestin tapahtumasta. Kaikki uutiskirjetyökalut eivät tähän pysty. Brevossa automaatiot ovat mukana myös ilmaisessa versiossa rajatulle kontaktimäärälle, ja päivittäiselle lähetysmäärälle on oma rajansa. Tarkista voimassa olevat rajat palvelun omalta hinnoittelusivulta, koska ne muuttuvat.

8 sähköpostiautomaatiota yritykselle

Taulukko kokoaa automaatiot yhteen. Alempana jokainen käydään läpi tarkemmin, mukaan lukien ajoitus ja tavallisimmat virheet.

1. Tervetulosarja uudelle tilaajalle

Tervetulosarja on ensimmäinen automaatio, joka kannattaa rakentaa. Uusi tilaaja on juuri osoittanut kiinnostuksensa, joten hänen avausprosenttinsa on korkeimmillaan ensimmäisten päivien aikana. Jos ensimmäinen viesti tulee vasta kuukauden päästä seuraavan uutiskirjeen mukana, tuo hetki on jo ohi.

Toimiva perusrakenne on kolme viestiä. Ensimmäinen lähtee minuuteissa ja kertoo, mitä tilaaja saa ja kuinka usein. Toinen lähtee muutaman päivän päästä ja sisältää parhaan valmiin sisältösi, esimerkiksi luetuimman artikkelin. Kolmas lähtee noin viikon päästä ja esittelee palvelusi tai suosituimmat tuotteesi. Vasta kolmannessa viestissä pyydetään ostoa tai yhteydenottoa.

Tavallisin virhe on tehdä ensimmäisestä viestistä pelkkä vahvistus, jossa lukee ”kiitos tilauksesta”. Se on hukattu viesti. Kerro samassa viestissä, kuka lähettäjä on ja mitä tilaaja saa vastineeksi sähköpostiosoitteestaan.

2. Oppaan toimitus ja hoivaussarja

Moni palveluyritys kerää yhteystietoja ladattavalla oppaalla, tarkistuslistalla tai hinnastolla. Automaatio toimittaa tiedoston heti latauksen jälkeen ja jatkaa kahdella tai kolmella viestillä, jotka syventävät samaa aihetta. Tämä on käytännössä automatisoitu versio siitä jälkiyhteydenotosta, joka jää kiireessä tekemättä.

Hoivaussarjan viestit kannattaa rakentaa vastaamaan ostajan kysymyksiin siinä järjestyksessä, jossa ne oikeasti tulevat. Ensin ”mitä tämä maksaa”, sitten ”miten prosessi etenee”, lopuksi ”kuka on tehnyt tämän aiemmin”. Viimeinen viesti voi olla asiakastarina ja suora ehdotus tapaamisesta.

Hoivaussarja ei toimi, jos opas ei liity myytävään palveluun. Yleisluontoinen opas kerää yhteystietoja, mutta suurin osa lataajista ei ole ostamassa mitään. Kapea ja konkreettinen aihe tuottaa vähemmän latauksia ja enemmän tarjouspyyntöjä.

3. Ostoskorin muistutus

Ostoskorin muistutus lähtee, kun asiakas on lisännyt tuotteita koriin mutta ei ole viimeistellyt tilausta. Tämä on verkkokaupan tuottavin yksittäinen automaatio, koska vastaanottaja oli jo lähellä ostopäätöstä.

Käytä kahta viestiä. Ensimmäinen lähtee muutaman tunnin sisällä ja on sävyltään avulias: tuotteet odottavat korissa, tässä linkki takaisin. Toinen lähtee noin vuorokauden päästä ja voi nostaa esiin toimitusehdot, palautusoikeuden tai asiakaspalvelun yhteystiedot.

Alennuskoodia ei kannata liittää muistutukseen vakiona. Jos alennus tulee joka kerta toisessa viestissä, säännölliset asiakkaat oppivat jättämään korin auki. Käytä alennusta harkiten ja mieluummin kampanjaluonteisesti. Automaatio vaatii, että sähköpostityökalu on integroitu kauppaan. WooCommerce-verkkokaupassa tähän on valmiit lisäosat useimpiin työkaluihin.

4. Oston jälkeinen opastus

Tilausvahvistus ja toimitusseuranta ovat erillisiä järjestelmäviestejä. Tämä automaatio on eri asia: se kertoo, miten tuotetta käytetään, mistä saa apua ja mitä kannattaa tehdä seuraavaksi. Hyvä opastusviesti vähentää asiakaspalveluun tulevia yhteydenottoja ja pohjustaa seuraavaa ostoa.

Palveluyrityksessä sama automaatio toimii toimeksiannon alussa. Viesti kertoo, mitä tapahtuu seuraavaksi, kuka on yhteyshenkilö ja millä aikataululla edetään. Asiakas kokee projektin hallituksi jo ennen kuin mitään on tapahtunut.

5. Arvostelu- ja palautepyyntö

Arvostelupyyntö ajastetaan niin, että asiakas on ehtinyt käyttää tuotetta. Laukaisin on aika tilauksesta, ja odotusajan pitää vastata toimitusaikaa ja käyttöönottoa yhteensä. Liian aikaisin lähtevä pyyntö tavoittaa asiakkaan ennen kuin hänellä on mitään sanottavaa.

Ohjaa pyyntö sinne, missä arvostelusta on eniten hyötyä. Palveluyritykselle se on yleensä Google-yritysprofiili, verkkokaupalle tuotesivun arvostelu. Älä lupaa palkintoa tai alennusta arvostelua vastaan. Kuluttajansuojalaki edellyttää lisäksi, että verkkokaupan tuotearvostelut varmistetaan aidoiksi.

Kannattaa myös rakentaa haarauma: jos asiakas antaa matalan arvosanan, viesti ohjaa hänet suoraan asiakaspalveluun eikä julkiseen arvostelukanavaan. Tämä ei ole arvostelujen manipulointia vaan tapa hoitaa ongelma ennen kuin se kasvaa.

6. Tarjouksen muistutus

Palveluyrityksessä osa tarjouksista jää ilman vastausta yksinkertaisesti siksi, että asia unohtui. Automaatio lähettää muistutuksen, kun tarjouksesta on kulunut sovittu aika eikä vastausta ole tullut.

Yksi tai kaksi viestiä riittää. Ensimmäinen tuo lisätietoa, esimerkiksi vastaavan referenssin tai vastauksen yleisimpään kysymykseen. Toinen kysyy suoraan, onko tarjous yhä ajankohtainen. Suora kysymys tuottaa myös kielteisiä vastauksia, mikä on hyödyllistä: myyntiputkeen ei jää roikkumaan kauppoja, joita ei ole olemassa.

Isoissa kaupoissa automaatio ei korvaa soittoa. Se sopii pieniin ja keskikokoisiin tarjouksiin, joissa myyjän aika ei riitä jokaisen perässä soittamiseen.

7. Uusintaoston ja uusinnan muistutus

Jos tuotteella on tunnettu käyttöjakso tai palvelulla määräaika, muistutus kannattaa automatisoida. Kulutustuotteessa laukaisin lasketaan edellisestä ostosta, palvelussa sopimuksen päättymispäivästä. Verkkotunnukset, ylläpitosopimukset, huollot ja kausiluontoiset tuotteet sopivat tähän hyvin.

Tämä on usein koko listan tuottavin automaatio, koska vastaanottaja on jo asiakas ja tuote on hänelle tuttu. Viestin ei tarvitse myydä mitään uutta, vaan muistuttaa oikeaan aikaan ja tehdä ostaminen helpoksi yhdellä linkillä.

8. Uudelleenaktivointi passiivisille tilaajille

Laukaisin on passiivisuus: tilaaja ei ole avannut tai klikannut yhtään viestiä esimerkiksi kuuteen kuukauteen. Automaatio lähettää kaksi viestiä. Ensimmäinen kysyy suoraan, halutaanko viestejä jatkossakin, ja tarjoaa mahdollisuuden vähentää lähetystiheyttä. Toinen kertoo, että osoite poistetaan listalta, ellei tilaaja reagoi.

Passiivisten poistaminen tuntuu vastenmieliseltä, koska tilaajamäärä laskee. Se kannattaa silti. Sähköpostipalvelut seuraavat, kuinka moni vastaanottaja avaa viestejä, ja pitkään passiivisena ollut osoite heikentää koko listan toimitettavuutta. Lisäksi useimmat työkalut hinnoittelevat kontaktimäärän mukaan, joten siivous laskee kuluja.

Näin otat ensimmäisen sähköpostiautomaation käyttöön

1. Valitse yksi automaatio. Tervetulosarja on lähes aina paras aloitus, koska se ei vaadi integraatiota verkkokauppaan eikä asiakastietojärjestelmään.
2. Tarkista lupa. Kuluttajalle lähetettävä sähköinen suoramarkkinointi vaatii suostumuksen tai olemassa olevan asiakassuhteen. Yrityspäättäjälle saa lähettää työsähköpostiin, jos aihe liittyy hänen työtehtäviinsä.
3. Varmista laukaisin teknisesti. Lomakkeen pitää viedä tilaaja oikeaan listaan ja verkkokaupan pitää välittää ostotiedot työkalulle. Tässä vaiheessa selviää, riittääkö nykyinen työkalu.
4. Kirjoita viestit valmiiksi ennen työkalun avaamista. Otsikko, leipäteksti ja yksi toimintakehote viestiä kohden. Automaatiotyökalun rakentaminen on nopeaa, sisällön keksiminen ei.
5. Testaa omalla osoitteella. Käy koko polku läpi kuten asiakas: täytä lomake, odota viestit ja lue ne puhelimella. Tarkista, että nimikentät täyttyvät ja linkit vievät oikeaan paikkaan.
6. Anna automaation käydä vähintään kuukausi. Yksittäisen viestin luvut heittelevät pienillä määrillä. Muuta yhtä asiaa kerrallaan, jotta tiedät mikä vaikutti.

Mihin sähköpostiautomaatio ei riitä

Automaatio monistaa sen, mitä sille syötetään. Se ei korjaa ongelmia, jotka ovat sen ulkopuolella.

• Se ei korjaa huonoa listaa. Ostetulle tai vanhalle listalle lähetetty automaatio tuottaa roskapostimerkintöjä nopeammin kuin kauppaa.
• Se ei korvaa myyntityötä. Isot ja monimutkaiset kaupat ratkeavat keskustelussa, ei viestisarjassa.
• Se ei tuota sisältöä. Automaatio siirtää työn etukäteen tehtäväksi, mutta viestit on silti kirjoitettava.
• Se ei siedä sotkuista dataa. Jos nimikenttä on täytetty sähköpostiosoitteella, personoitu tervehdys näyttää huonolta. Tarkista kentät ennen kuin otat personoinnin käyttöön.

Miten sähköpostiautomaatioita mitataan

Automaatioita ei kannata verrata uutiskirjeen keskiarvoihin, vaan jokaista automaatiota omaan aiempaan tasoonsa. Seuraa näitä lukuja automaatiokohtaisesti.

• Avausprosentti. Tervetuloviestin avausprosentti on tyypillisesti selvästi korkeampi kuin tavallisen uutiskirjeen. Jos näin ei ole, ongelma on otsikossa tai lähettäjänimessä.
• Klikkausprosentti. Kertoo, osuiko viestin toimintakehote oikeaan. Yksi selkeä kehote toimii lähes aina paremmin kuin useampi.
• Konversiot. Tärkein luku. Merkitse automaation linkit UTM-parametreilla, jotta näet analytiikasta, mistä automaatiosta tilaus tai yhteydenotto tuli.
• Peruutukset viestiä kohden. Jos yksi automaation viesti kerää selvästi muita enemmän peruutuksia, se on joko väärässä kohdassa sarjaa tai liian myyvä.

Sähköpostiautomaatioiden tulos näkyy lopulta verkkosivuston luvuissa. Lue myös, mitkä ovat verkkosivuston tärkeimmät mittarit ja miten asetat tavoitteet, joita voi seurata.

Usein kysytyt kysymykset sähköpostiautomaatioista

Kuinka monta sähköpostiautomaatiota yrityksellä kannattaa olla?

Kahdesta neljään toimivaa automaatiota riittää useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille. Yksi hyvin kirjoitettu tervetulosarja tuottaa enemmän kuin kahdeksan puolivalmista automaatiota, joita kukaan ei ehdi ylläpitää.

Tarvitseeko automaatioviesteihin erillisen luvan?

Sama lupa koskee automaatioita ja tavallisia uutiskirjeitä. Kuluttajalle lähetettävä sähköinen suoramarkkinointi vaatii suostumuksen, ellei yhteystietoa ole saatu aiemman kaupan yhteydessä ja vastaanottajalle ole kerrottu markkinointiviesteistä. Tarkemmat säännöt löytyvät Kilpailu- ja kuluttajaviraston sivuilta. Jokaisessa automaatioviestissä pitää olla toimiva peruutuslinkki.

Kuinka pitkä tervetulosarjan pitäisi olla?

Kolme viestiä noin kahden viikon aikana toimii useimmilla toimialoilla. Pidempi sarja kannattaa vain, jos ostopäätös on hidas ja jokaisella viestillä on oma selkeä aiheensa. Jos viidennelle viestille ei keksi sisältöä, sitä ei kannata lähettää.

Voiko sähköpostiautomaatiot rakentaa ilmaisella työkalulla?

Kyllä, ainakin alkuun. Brevon ilmaisessa versiossa automaatiot ovat mukana rajatulle kontaktimäärälle ja päivittäinen lähetysmäärä on rajattu. Rajat riittävät pienelle listalle ja ensimmäisten automaatioiden testaamiseen. Tarkista voimassa olevat rajat palvelun hinnoittelusivulta ennen käyttöönottoa.

Yhteenveto sähköpostiautomaatioista

Sähköpostiautomaatio siirtää markkinointityön etukäteen tehtäväksi. Viestit kirjoitetaan kerran, ja ne tavoittavat vastaanottajan hetkellä, jolloin asia on hänelle ajankohtainen. Tästä syystä automaatioiden avaus- ja klikkausprosentit ovat käytännössä aina parempia kuin massalähetysten.

Kaikkia kahdeksaa automaatiota ei tarvitse rakentaa kerralla eikä välttämättä koskaan. Aloita tervetulosarjasta, lisää verkkokaupassa ostoskorin muistutus ja palveluyrityksessä tarjouksen muistutus. Kun nämä toimivat ja luvut ovat vakiintuneet, laajenna listaa yksi automaatio kerrallaan.

Autamme sähköpostimarkkinoinnin suunnittelussa, automaatioiden rakentamisessa ja uutiskirjeiden sisällöntuotannossa. Kerro, mitä myyt ja kenelle, niin ehdotamme automaatiot, jotka kannattaa ottaa käyttöön ensimmäisenä.